Un ordre de transport n’est pas une commande
La lettre de voiture est le document du voyage, pas de la vente. Elle dit qui charge, qui décharge, ce qui a été constaté au quai, les réserves. Un ERP de gestion la range dans les pièces jointes. Un outil d'exploitation la fait vivre : statut, signature, écart de poids, refus partiel. Tant qu'elle n'est pas close, on ne facture pas. Tant qu'on facture sans elle, on facture en aveugle.
Les ordres de transport se groupent en tournées. Une tournée porte une contrainte de temps, de tonnage, de compétence du chauffeur et de matériel, bien plus qu'une liste de livraisons. Inverser deux arrêts, c'est un client en colère et un dépassement. L'outil qui « optimise » sans connaître le temps de conduite réglementaire propose des tournées illégales. On le voit le jour où le disque s'arrête.
Le temps de conduite est une limite opposable : un repos, une amende, un refus d'assurance. Aucun tableau de bord RH ne suffit à le tenir. L'ordre, la tournée, le chronotachygraphe et la paie du conducteur doivent raconter la même journée. Trois logiciels qui ne se parlent pas, c'est trois vérités. L'exploitant, lui, n'en a le droit qu'à une.
La tarification kilométrique a l'air simple : un prix au km, une zone, un gazole. En vrai, c'est un barème par client, des attentes à partir de X minutes, du vide, du FRET retour, une majoration de week-end. Un tarif « transport » copié d'une grille commerciale ne tient pas. Il faut que la tournée réalisée, et non la tournée planifiée, produise la facture.
L’affrètement, l’ADR, et le logiciel qui facture au forfait
L'affrètement, c'est donner l'ordre à un tiers. Le logiciel doit savoir qui est responsable de la marchandise à quel moment, ce que coûte le transit, ce qu'on refacture. Traiter l'affrété comme un salarié, c'est perdre la marge du trajet et la preuve en cas de sinistre. Beaucoup de TMS « complets » le font, parce que le modèle interne est plus simple.
Les marchandises ADR ajoutent une couche que le forfait ignore : formation du chauffeur, équipement, itinéraire, documents. Un ordre ADR dans un outil qui ne connaît que le poids et le volume, c'est un ordre qui part. L'amende, elle, arrive. On ne « paramètre » pas l'ADR comme une famille d'articles. On la tient comme une habilitation, sur le voyage, pas sur la fiche client.
Les commissionnaires, les ports, les douanes parlent en EDI ou en API, parfois les deux selon le mardi. Une API documentée, + 2 000 € à 5 000 € HT par flux. Un format propriétaire, c'est autre chose, plus cher, et on le dit. Un ERP de transport sans ces flux est un planning mural informatisé.
La cabine, la zone blanche, le quai sans 4G
Point de départ, grille tarifaire de l'agence : un groupe d'exploitation, plusieurs sociétés (tracteur d'un côté, messagerie de l'autre), autour de 98 000 € HT de mise en service et 17 000 € HT par an (profil B). Un TMS du marché se chiffre autrement. Hors le mobile, hors le hors-ligne, hors les flux. Ceux-là : appli cabine + 8 000 € à 15 000 € HT ; synchro hors réseau + 12 000 € à 25 000 € HT. Voir les facteurs.
Scanner une lettre, prendre une réserve photo, faire signer un quai : ça se tient dans la main. Ça ne se tient pas dans un navigateur de bureau. Et ça se tient encore moins quand le parking poids lourds n'a plus de réseau. Deux chauffeurs, le même ordre, deux photos hors-ligne : une règle de conflit, ou le contentieux du refus.
Le chronotachygraphe, le gasoil, le péage, le quai qui facture l'attente : quatre sources qui doivent rentrer dans le même voyage. Si chacune reste dans son silo, la rentabilité du trajet est une conversation, pas un chiffre. On ne promet pas de les avaler toutes au palier 1. On en nomme deux au cadrage, on chiffre les autres, on refuse le « on récupérera les cartes demain ».
Une flotte de cinq tracteurs, un exploitant, pas d'affrètement : ce n'est peut-être pas un ERP. C'est un planning, une facture, un tableur qui tient encore. Cette page existe pour l'exploitation qui a déjà deux sous-traitants, un client qui exige la lettre dématérialisée, et un écart entre le km facturé et le km parcouru.
Le vide, le FRET retour, l'attente au quai facturée à la minute, le gasoil indexé : le réalisé du voyage produit la pièce, et aucun « tarif transport » copié d'une grille commerciale n'y arrive. Si le réalisé arrive trois jours après, la facture part trop tôt ou trop tard. Les clients qui paient au CMR signé ne discutent pas une estimation. Ils discutent un écart. L'outil doit montrer l'écart avant le contentieux, pas dans un export du 15.
L'exploitation n'est pas un chantier, ni un entrepôt de négoce. Bâtiment · Industrie · PME · Négoce · E-commerce · Santé · Intérim · Groupe.
Le cadrage, en transport, se fait sur une tournée réelle, une lettre réelle, un affrètement réel. Pas sur un schéma de flotte.
Les questions d’exploitant
La lettre de voiture, vous la générez ou vous la recevez ?
Les deux. Une lettre de voiture électronique porte un statut : émise, acceptée, refusée, livrée avec réserve, là où un PDF attaché n'en porte aucun. Le TMS du marché la génère. Ce qu'il rate, c'est le lien avec la facturation kilométrique et le temps de conduite du même trajet. Trois objets, un voyage.
L’affrètement, vous le tenez comment ?
Comme un ordre donné à un tiers, pas comme une sous-traitance de chantier. Prix, transit-time, assurance, qui est responsable de la marchandise à quel moment. Si l'outil traite l'affrété comme un chauffeur maison, le coût réel disparaît et la marge du trajet devient une fiction.
Le chauffeur doit-il avoir une appli, ou un portail suffit ?
Un portail, c'est un bureau. Un chauffeur, c'est une cabine, parfois une zone blanche, parfois un quai sans 4G. L'appli terrain + 8 000 € à 15 000 € HT. Le hors-ligne + 12 000 € à 25 000 € HT. On ne les confond pas : scanner un CMR sans réseau demande autre chose que « le site en responsive ».
C’est le même budget qu’un groupe de bureaux ?
Le profil B, oui, comme point de départ : 98 000 € HT de mise en service, 17 000 € HT par an. Le mobile, le hors-ligne, les connecteurs commissionnaires s'ajoutent. Budget type pour les postes. Pas un devis : un ordre de grandeur avant cadrage sur vos tournées.