Pourquoi un cahier des charges, même pour un progiciel
Chaque rubrique existe pour une raison mesurée sur n = 211 marchés publics d'ERP d'éditeur, relevé le 13 septembre 2026 : 69 % de récurrent, 58 % de marchés récurrents sans concurrence, 48 mois de durée médiane.
Un éditeur vend un standard ; ce que vous payez vraiment, c'est l'écart entre ce standard et vos processus, et le récurrent qui suit. Sans cahier des charges, cet écart est découvert après signature, au tarif de l'éditeur. Le modèle ci-dessous sert autant à un éditeur qu'à un développeur sur mesure : il fixe ce qui doit être chiffré séparément.
La grille à télécharger
Les dix rubriques tiennent dans une grille à ouvrir dans un tableur : une ligne par rubrique, ce qu'il faut y écrire, une colonne pour votre réponse. Télécharger la grille du cahier des charges ERP (CSV). Elle ne contient aucun montant : elle sert à envoyer le même document à chaque candidat, éditeur ou développeur.
Les dix rubriques
- Périmètre fonctionnel, processus par processus. Listez chaque processus (achats, ventes, stocks, comptabilité, paie, production) et qualifiez-le : couvert en standard, à paramétrer, à développer. C'est cette troisième colonne qui fait le prix, et la grille sur mesure ou éditeur se lit sur elle.
- Utilisateurs : nombre, profils, saisonnalité. Le récurrent d'un éditeur se facture par utilisateur. Comptez les utilisateurs nommés, simultanés et occasionnels ; exigez que le devis distingue les trois.
- Données à reprendre. Volumes, sources, qualité, historique à conserver. La reprise est le poste le plus sous-estimé des mises en œuvre ; demandez-la chiffrée à part.
- Interfaces et flux. Chaque système avec lequel l'ERP échange (banque, paie, e-commerce, outils métier) est une interface à développer et à maintenir. Nommez-les toutes, avec leur sens et leur fréquence.
- Prix des licences, séparé de la mise en œuvre. Dans ce corpus, 145 marchés sur 211 (69 %) sont des marchés récurrents (licences ou maintenance). Exigez le prix des licences sur cinq ans, indexation comprise, sur une ligne distincte du projet.
- Durée d’engagement et remise en concurrence. La durée médiane des marchés du corpus est de 48 mois. Fixez la durée, la date de remise en concurrence de la maintenance et les conditions de résiliation : 58 % des marchés récurrents ont été attribués sur une seule offre.
- Réversibilité. Export complet des données dans un format documenté, à tout moment, sans surcoût ; propriété du code spécifique ; documentation livrée. C'est la clause qui rend la captivité négociable.
- Coût total sur cinq ans. Mise en œuvre, licences, maintenance, hébergement, montées de version, formation : un seul tableau, cinq colonnes d'années. Le coût médian par mois de contrat du corpus (7 667 €) donne l'ordre de grandeur d'un poste récurrent.
- Critères de jugement des offres pondérés. Prix total sur cinq ans, couverture standard, réversibilité, références vérifiables. Les références se vérifient : le corpus liste les marchés publics notifiés, objet par objet.
- Calendrier et jalons de recette. Une recette par processus, avec des jeux de données réels, avant chaque paiement intermédiaire. Un paiement lié à une date plutôt qu'à une recette finance le retard.
Avant de comparer les devis
Les questions à poser à chaque candidat sont sur auditer un intégrateur. Les ordres de grandeur pour lire une offre, prix médian 234 564 €, coût au mois 7 667 €, sont sur la page prix. Le projet ERP de bout en bout, du make or buy au budget, est dans le guide du projet ERP.
Ce que ça change pour votre projet
- Ces mesures décrivent le marché des ERP d'éditeur. Le budget d'un développement sur mesure se lit poste par poste ; le devis se construit après cadrage.
Les questions que l’on nous pose sur le cahier des charges
Qui doit rédiger le cahier des charges ?
L'entreprise qui achète, avec les personnes qui font les processus décrits. Un prestataire peut aider à le mettre en forme ; s'il l'écrit seul, il décrit ce qu'il sait livrer. Chez nous, cette mise en forme est le cadrage, chiffré 3 500 € HT pour une PME.
Est-ce que le cahier des charges est obligatoire ?
Entre deux entreprises privées, aucun texte ne l'impose : le contenu et la forme du contrat sont libres dans les limites fixées par la loi (article 1102 du Code civil). Un acheteur soumis au Code de la commande publique, y compris une société de droit privé qui en relève, doit en revanche définir ses besoins avec précision avant de consulter (article L2111-1). L'absence de cahier des charges ne décharge pas le fournisseur : son obligation de conseil lui impose de se renseigner sur les besoins de son client (Cour de cassation, chambre commerciale, 20 juin 2018, n° 17-14.742). Sans cahier des charges, deux devis ne chiffrent pas le même périmètre et ne se comparent pas : c'est pourquoi nous ne donnons un prix ferme qu'après un cadrage écrit.